Nebenkostenabrechnung zu hoch – teurer geworden oder falsch?

Eine hohe Nachzahlung und hohe Kosten sind nicht dasselbe. Die Nachzahlung ergibt sich aus Ihrem Anteil an den Kosten abzüglich der Vorauszahlungen, die Sie geleistet haben. Sie kann deshalb auch dann hoch ausfallen, wenn die Kosten selbst kaum gestiegen sind – etwa weil Ihre monatlichen Vorauszahlungen niedrig angesetzt waren.

Legen Sie die aktuelle Abrechnung und die des Vorjahres nebeneinander und vergleichen Sie:

• Ihren Anteil je Position – welche Position ist gestiegen, und um wie viel?
• Die Gesamtkosten des Hauses je Position – sind die Kosten selbst gestiegen oder nur Ihr Anteil?
• Die Verteilungsgrundlagen – Gesamtfläche, Ihre Fläche, Personen oder Einheiten.
• Die angerechneten Vorauszahlungen – stimmen sie mit dem überein, was Sie tatsächlich gezahlt haben?

Steigen die Gesamtkosten einer Position, spricht das eher für einen Preis- oder Verbrauchseffekt. Steigt nur Ihr Anteil, obwohl die Gesamtkosten gleich bleiben, liegt der Grund oft in der Verteilung. Ob Ihre Kosten im Vergleich auffällig hoch sind, können Sie unter Wie hoch dürfen Nebenkosten sein? einordnen.

Gestiegene Preise. Werden Energie, Wasser, Müllabfuhr oder Dienstleistungen teurer, steigen in der Regel auch die Kosten, die auf die Mieter verteilt werden – und damit Ihr Anteil. Wie sich die Heizkosten zuletzt entwickelt haben, steht unter Nebenkostenabrechnung 2025.

Ihr eigener Verbrauch. Heizkosten werden mindestens zur Hälfte nach Verbrauch verteilt: Von den Kosten einer zentralen Heizungsanlage sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). Ein kalter Winter oder mehr Personen im Haushalt können Ihre Heizkosten deshalb spürbar erhöhen. Mehr dazu unter Heizkosten.

Die neue Grundsteuer. Die reformierte Fassung des Grundsteuergesetzes gilt erstmals für die Grundsteuer des Kalenderjahres 2025 (§ 37 Abs. 1 GrStG). Die Grundsteuer ist eine Betriebskostenart (§ 2 Nr. 1 BetrKV) und kann auf Sie umgelegt werden, wenn Ihr Mietvertrag das vorsieht. Der Betrag kann sich gegenüber dem Vorjahr verändern – nach oben wie nach unten. Ob der Anteil auf Ihrer Abrechnung stimmt, erklärt die Seite Grundsteuer.

Der CO₂-Preis. Der gesetzliche Festpreis lag 2024 bei 45 Euro und 2025 bei 55 Euro je Tonne CO₂ (§ 10 Abs. 2 BEHG); dieser Preis ist auch für die Aufteilung maßgeblich (§ 4 Abs. 1 CO2KostAufG). Wird mit fossilen Brennstoffen geheizt, kann sich das auf die Heizkosten auswirken. Die CO₂-Kosten werden allerdings zwischen Ihnen und dem Vermieter aufgeteilt – je nach CO₂-Ausstoß des Gebäudes (§ 5 Abs. 2 CO2KostAufG). Wie das funktioniert, steht unter CO₂-Kostenaufteilung.

Falscher Verteilerschlüssel oder falsche Fläche. Haben Sie mit dem Vermieter nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten grundsätzlich nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt, erfasste Verbräuche nach Verbrauch (§ 556a Abs. 1 BGB). Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt ohne Vereinbarung grundsätzlich der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB). Wird nach Wohnfläche verteilt, ist nach der Rechtsprechung im Allgemeinen die tatsächliche Wohnfläche maßgebend – Ihre eigene wie die des ganzen Hauses (BGH, Urteil vom 30. Mai 2018, VIII ZR 220/17). Ein geänderter Schlüssel oder eine kleinere Gesamtfläche als im Vorjahr ist ein Anlass nachzufragen. Mehr unter Verteilerschlüssel und Wohnfläche falsch.

Nicht umlagefähige Kosten. Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten – also Reparaturen – gehören nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Sie verstecken sich manchmal in Positionen wie „Hausmeister“ oder „Wartung“. Wie Sie sie erkennen, steht unter Nicht umlagefähige Kosten.

Leerstand auf die Mieter verteilt. Werden die Kosten nach Fläche verteilt, muss der Vermieter die Kosten leerstehender Wohnungen grundsätzlich selbst tragen (BGH, Urteil vom 31. Mai 2006, VIII ZR 159/05). Ist die Gesamtfläche in der Abrechnung kleiner als im Vorjahr, obwohl sich am Haus nichts geändert hat, kann die leere Wohnung herausgerechnet worden sein. Mehr unter Leerstand.

Vorauszahlungen falsch angerechnet. Von Ihrem Kostenanteil müssen die geleisteten Vorauszahlungen abgezogen werden. Sind sie zu niedrig angesetzt – etwa die vereinbarten statt der tatsächlich gezahlten Beträge –, ist das nach der Rechtsprechung ein inhaltlicher Fehler: Die Abrechnung bleibt formell wirksam, der Betrag stimmt aber nicht (vgl. BGH, Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15). Gleichen Sie die Summe mit Ihren Kontoauszügen ab und beanstanden Sie Abweichungen innerhalb der Einwendungsfrist.

Rechenfehler. Summen, Anteile oder übertragene Werte können falsch sein. Wie Sie das mit drei Kontrollen selbst prüfen, zeigt Rechenfehler erkennen.

Heizkosten nicht nach Verbrauch abgerechnet oder CO₂-Angaben fehlen. Werden Heiz- oder Warmwasserkosten entgegen der Heizkostenverordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, haben Sie grundsätzlich das Recht, Ihren Anteil an diesen Kosten um 15 Prozent zu kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Weist die Heizkostenabrechnung Ihren Anteil an den CO₂-Kosten, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen nicht aus, können Sie Ihren Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG). Ob die Voraussetzungen vorliegen, hängt vom Einzelfall ab – alle Kürzungsrechte mit Rechenbeispiel unter Heizkosten kürzen.

Unwirtschaftliche Kosten. Der Vermieter muss den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Einen Verstoß müssen allerdings Sie als Mieter darlegen und beweisen; der bloße Hinweis, dass ein Betrag über überregionalen Durchschnittswerten liegt, genügt dafür nicht (BGH, Urteil vom 6. Juli 2011, VIII ZR 340/10). Auch dass der Vermieter keine Vergleichsangebote eingeholt hat, reicht allein nicht – entscheidend ist zunächst, ob er Leistungen zu nicht marktgerechten, überhöhten Preisen beauftragt hat (BGH, Urteil vom 20. Mai 2026, VIII ZR 6/24). Dieser Einwand ist in der Praxis schwer zu führen; die Belegeinsicht ist dafür meist der erste Schritt.

Typische Fehler aller Positionen im Überblick finden Sie unter Nebenkostenabrechnung prüfen. Umlagefähigkeit, Verteilung, Heizkosten-Angaben und Rechenwege prüft die kostenlose Prüfung auf mietchecker.app in einem Durchgang. Den Vorjahresvergleich und den Abgleich mit Ihren Kontoauszügen machen Sie am besten selbst.

Unter Vorbehalt zahlen. Eine Zahlung nimmt Ihnen Ihre Einwendungen nicht: Die Zwölfmonatsfrist läuft ab Zugang der Abrechnung, unabhängig davon, ob Sie gezahlt haben. Ausgeschlossen ist eine Rückforderung nach § 814 BGB nur, wenn Sie beim Zahlen wussten, dass Sie nicht zahlen müssen. Zahlen Sie deshalb ausdrücklich unter Vorbehalt, wenn Sie einen Fehler bereits erkannt haben. Auch sonst stellt ein kurzer Vorbehalt klar, dass Sie die Abrechnung noch prüfen. Wann eine Nachzahlung fällig wird, steht unter Nachzahlung.

Belege einsehen. Der Vermieter muss Ihnen auf Verlangen Einsicht in die Belege geben, die der Abrechnung zugrunde liegen; er darf sie auch elektronisch bereitstellen, muss es aber nicht (§ 556 Abs. 4 BGB). Solange und soweit er einem berechtigten Verlangen nach Belegvorlage nicht nachkommt, sind Sie zur Nachzahlung nicht verpflichtet (BGH, Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17). Wie Sie die Einsicht anfordern, steht unter Belegeinsicht.

Einwendungen fristgerecht erheben. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung beim Vermieter sein. Danach können Sie sie grundsätzlich nicht mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Das gilt grundsätzlich auch für den Einwand, der Vermieter habe unwirtschaftlich gehandelt (BGH, VIII ZR 6/24), und für den Einwand, eine Kostenart sei im Mietvertrag gar nicht vereinbart (BGH, VIII ZR 279/06). Ein Muster finden Sie unter Widerspruch, alle Fristen unter Fristen.

Vorauszahlungen anpassen. Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen durch eine Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Nach einer hohen Nachzahlung kann der Vermieter sie also erhöhen. Höhere Vorauszahlungen können aber auch in Ihrem Interesse sein, wenn Sie eine erneute hohe Nachzahlung vermeiden möchten.