Abrechnung prüfen
Fristen · Verspätete Abrechnung

Nebenkostenabrechnung zu spät bekommen – muss ich nachzahlen?

Kam die Abrechnung erst nach Ablauf der zwölf Monate bei Ihnen an, müssen Sie eine Nachzahlung grundsätzlich nicht leisten. Entscheidend ist der Tag, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam – nicht das Datum auf dem Papier. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, bekommen Sie es trotzdem.

Frist prüfen
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Das Wichtigste in Kürze
  • Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Bei einem Kalenderjahr endet die Frist am 31. Dezember des Folgejahres (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
  • Es zählt, wann die Abrechnung bei Ihnen ankam – nicht das Datum auf dem Papier und nicht der Tag, an dem sie abgeschickt wurde.
  • Kam sie zu spät, ist eine Nachzahlung grundsätzlich ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Das muss er konkret darlegen.
  • Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, steht es Ihnen trotzdem zu – die Frist schließt nur Nachforderungen aus.
  • Schon bezahlt, ohne von der Verspätung zu wissen? Dann können Sie den Betrag grundsätzlich zurückfordern.

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Kam Ihre Abrechnung zu spät?

Zwei Daten genügen. Nichts davon wird gespeichert oder übertragen.

Die Frist endet zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Angekommen ist die Abrechnung in der Regel an dem Tag, an dem sie in Ihrem Briefkasten oder Postfach lag – nicht erst, wenn Sie sie geöffnet haben. Für die eigene Einwendungsfrist und weitere Fälle: Fristenrechner.

Drei Situationen, die häufig vorkommen

Woran Sie erkennen, ob die Verspätung zählt.

Fall 1

Datiert im Dezember, angekommen im Januar

Die Abrechnung für 2024 trägt das Datum 20.12.2025, im Briefkasten lag sie am 5. Januar 2026. Maßgeblich ist der Zugang: Sie kam zu spät, eine Nachzahlung ist grundsätzlich ausgeschlossen.

Welche Fristen gelten →
Fall 2

Der Vermieter nennt einen Grund

Er schreibt, die Eigentümergemeinschaft habe noch nicht beschlossen oder der Grundsteuerbescheid habe gefehlt. Ein fehlender Beschluss entschuldigt grundsätzlich nicht. Ein fehlender Bescheid kann einzelne Positionen entschuldigen – dann muss er aber zügig nachberechnen.

Wann er nachberechnen darf →
Fall 3

Sie haben schon gezahlt

Die Nachzahlung ist längst überwiesen, erst jetzt fällt die Verspätung auf. Den Betrag können Sie grundsätzlich zurückfordern – in der Regel bis zu drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem Sie gezahlt haben.

Was bei einer Nachzahlung gilt →

So gehen Sie vor

Vom Eingangsdatum bis zum Schreiben an den Vermieter.

1

Eingangsdatum festhalten

Notieren Sie, an welchem Tag die Abrechnung bei Ihnen ankam, und heben Sie den Umschlag auf.

2

Frist prüfen

Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate. Der Rechner oben zeigt sofort, ob die Abrechnung zu spät kam.

3

Schriftlich zurückweisen

Weisen Sie die Nachforderung schriftlich zurück und schicken Sie das Schreiben so, dass Sie den Zugang beweisen können, etwa per Einwurf-Einschreiben.

4

Guthaben oder Gezahltes einfordern

Ergibt die Abrechnung ein Guthaben, fordern Sie es ein. Haben Sie die Nachzahlung schon geleistet, ohne von der Verspätung zu wissen, verlangen Sie sie zurück.

Bei Gegenwind: Mieterverein

Formulierungshilfe für Ihr Schreiben

Zum Übernehmen und Anpassen. Die Prüfung oben setzt Zeitraum, Zugang und Fristende automatisch ein.

Nachforderung zurückweisen

Betreff: Ihre Betriebskostenabrechnung für [Abrechnungszeitraum] Sehr geehrte Damen und Herren, Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Abrechnungszeitraum] ist mir erst am [Datum des Zugangs] zugegangen. Die Abrechnungsfrist endete am [Fristende] (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Maßgeblich ist der Zugang bei mir, nicht das Datum der Abrechnung oder ihres Versands. Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Gründe dafür sind mir nicht bekannt. Die Nachforderung von [Betrag] € werde ich daher nicht bezahlen. Sollten Sie der Ansicht sein, die Verspätung nicht vertreten zu müssen, bitte ich Sie, mir die Gründe konkret darzulegen. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Schon gezahlt: Betrag zurückfordern

Betreff: Rückforderung der Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung für [Abrechnungszeitraum] Sehr geehrte Damen und Herren, Ihre Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum [Abrechnungszeitraum] ist mir erst am [Datum des Zugangs] zugegangen. Die Abrechnungsfrist war bereits am [Fristende] abgelaufen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Die Nachforderung war deshalb ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB); Gründe, aus denen Sie die Verspätung nicht zu vertreten hätten, sind mir nicht bekannt. Dass die Frist abgelaufen war, wusste ich bei der Zahlung nicht. Den am [Datum der Zahlung] gezahlten Betrag von [Betrag] € fordere ich deshalb zurück (§ 812 Abs. 1 Satz 1 BGB; BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05). Bitte überweisen Sie ihn bis zum [Datum, z. B. in zwei Wochen] auf mein Konto [IBAN]. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
  • Nur verwenden, wenn die Abrechnung nach Fristende bei Ihnen ankam.
  • Das Rückforderungsschreiben nur verwenden, wenn Sie beim Zahlen nicht wussten, dass die Abrechnung zu spät kam.
  • Nennt der Vermieter Gründe für die Verspätung, etwa einen fehlenden Grundsteuerbescheid, lassen Sie sich beraten, zum Beispiel beim Mieterverein.

Häufige Fragen

Auf der Abrechnung steht ein Datum vor Fristende – war sie dann rechtzeitig?
Nicht unbedingt. Entscheidend ist, wann die Abrechnung bei Ihnen angekommen ist. Dass der Vermieter sie rechtzeitig abgeschickt hat, genügt nicht; Verzögerungen oder Verluste bei der Post gehen in der Regel zu seinen Lasten (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08).
Muss ich beweisen, wann die Abrechnung ankam?
Bestreiten Sie den rechtzeitigen Zugang, muss grundsätzlich der Vermieter ihn nachweisen. Dass er den Brief zur Post gegeben hat, beweist den Zugang nicht (BGH, VIII ZR 107/08). Heben Sie den Umschlag trotzdem auf und notieren Sie den Tag, an dem die Abrechnung ankam.
Darf der Vermieter die Nachforderung mit einem Guthaben oder der Kaution verrechnen?
Grundsätzlich nein. Ist die Nachforderung wegen Fristablaufs ausgeschlossen, kann der Vermieter sie auch nicht wirksam mit einem Guthaben aus einer anderen Abrechnung verrechnen (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Für die Kaution gilt im Ergebnis dasselbe (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15).
Darf der Vermieter einzelne Kosten nach Fristablauf nachberechnen?
Nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil der Grundsteuerbescheid noch fehlte. Dann muss er die Nachforderung nach der Rechtsprechung des BGH im Regelfall innerhalb von drei Monaten erheben, nachdem das Hindernis weggefallen ist. Hat er gegen die Steuerbescheide Einspruch eingelegt, kann das Hindernis fortbestehen, bis über den Einspruch entschieden ist (BGH, Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24). Ein fehlender Beschluss der Eigentümergemeinschaft entschuldigt ihn dagegen grundsätzlich nicht (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15).
Ich habe schon bezahlt – bekomme ich das Geld zurück?
Grundsätzlich ja, wenn Sie beim Zahlen nicht wussten, dass die Nachforderung wegen Fristablaufs ausgeschlossen war (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05). Wer das weiß und trotzdem zahlt, kann das Geld grundsätzlich nicht zurückverlangen (§ 814 BGB). Der Anspruch verjährt in der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem Sie gezahlt haben (§§ 195, 199 BGB).

Quellen und rechtliche Grundlagen

  • § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB – Abrechnungsfrist (zwölf Monate) und Ausschluss von Nachforderungen
  • BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08 – Frist nur gewahrt, wenn die Abrechnung innerhalb der Frist zugeht; Postverzögerungen trägt der Vermieter
  • BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15 – fehlender Beschluss der Eigentümergemeinschaft entschuldigt grundsätzlich nicht; Entlastung nur mit konkreter Darlegung der eigenen Bemühungen
  • BGH, Urteil vom 20.05.2026, VIII ZR 6/24 (Rn. 62, 66–69) – nach unverschuldetem Hindernis Nachforderung im Regelfall binnen drei Monaten; bei Einspruch gegen die Steuerbescheide kann das Hindernis bis zur Entscheidung fortbestehen
  • BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 94/05 – Rückforderung einer in Unkenntnis gezahlten, ausgeschlossenen Nachforderung (§ 812 BGB)
  • § 814 BGB – keine Rückforderung, wenn in Kenntnis der fehlenden Zahlungspflicht gezahlt wurde
  • §§ 195, 199 BGB – regelmäßige Verjährung (drei Jahre ab Ende des Jahres)

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