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Nicht umlagefähige Kosten · Themenüberblick

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?

Nicht jede Rechnung, die der Vermieter weiterreicht, müssen Sie mittragen. Statt eine lange Liste auswendig zu lernen, brauchen Sie nur ein einfaches Prinzip – damit ordnen Sie auch unbekannte Posten selbst ein.

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Das Wichtigste in Kürze
  • Umlagefähig sind nur laufende Betriebskosten des normalen Gebrauchs – und nur, wenn im Mietvertrag vereinbart.
  • Drei große Gruppen sind grundsätzlich nicht umlagefähig: Verwaltung, Erhaltung (Reparatur/Instandhaltung) und Anschaffung.
  • Diese drei trägt der Vermieter selbst – als Teil seiner Pflichten oder Investitionen.
  • Faustfrage: Ist es eine laufende Kostenart des Gebrauchs – oder Sache des Vermieters?
  • Mit diesem Modell können Sie auch neue Positionen einordnen, ohne jede Kostenart zu kennen.

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So ordnen Sie jede Position ein

Vier Fragen – danach wissen Sie meist, woran Sie sind.

1

Laufend?

Eine einmalige Anschaffung oder Erneuerung gehört nicht in die Nebenkosten.

2

Gebrauch?

Reparatur und Instandhaltung sind Erhaltung – Sache des Vermieters.

3

Betrieb?

Buchhaltung, Inkasso, Organisation sind Verwaltung – ebenfalls Vermietersache.

4

Vereinbart?

Umlagefähig ist nur, was im Mietvertrag vereinbart wurde (Katalog oder benannt).

Das Prinzip auf einen Blick

Nicht die Bezeichnung entscheidet, sondern die Art der Kosten.

Grundsätzlich umlagefähig

  • Laufende Kosten des bestimmungsmäßigen Gebrauchs
  • Im Katalog des § 2 BetrKV genannt oder als „sonstige" vereinbart
  • Wirtschaftlich und der Höhe nach angemessen

Grundsätzlich nicht umlagefähig

  • Verwaltung (Buchhaltung, Inkasso, Organisation)
  • Erhaltung (Instandhaltung, Reparatur, Erneuerung)
  • Anschaffung und einmalige Investitionen

Die drei Gruppen – mit Beispielen

Jede führt zurück auf denselben Gedanken: Es ist Sache des Vermieters.

Gruppe 1

Verwaltung

Die kaufmännische Organisation des Mietverhältnisses – etwa Buchhaltung oder eine „Verwaltungspauschale".

Verwaltungskosten →
Gruppe 2

Erhaltung & Reparatur

Instandhaltung und Reparaturen halten das Gebäude in Schuss – das gehört zur Pflicht des Vermieters.

Reparaturen →
Gruppe 3

Anschaffung

Neue Geräte, Erneuerungen oder einmalige Investitionen sind keine laufenden Betriebskosten.

Abrechnung prüfen →

Häufige Fragen

Welche Kosten sind nicht umlagefähig?
Grundsätzlich drei Gruppen: Verwaltungskosten, Erhaltungs- bzw. Reparaturkosten und einmalige Anschaffungen. Sie alle gehören zu den Aufgaben oder Investitionen des Vermieters und nicht zu den laufenden Betriebskosten (§ 1 BetrKV).
Warum sind Verwaltungskosten nicht umlagefähig?
Weil Verwaltung Sache des Vermieters ist und ausdrücklich von den Betriebskosten ausgenommen wird (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Mehr dazu unter Verwaltungskosten.
Sind Reparaturen umlagefähig?
Nein. Reparaturen zählen zur Erhaltung des Gebäudes und damit zu den Pflichten des Vermieters. Umlagefähig ist nur die laufende Pflege, nicht die Instandsetzung.
Was, wenn eine Kostenart gar nicht im Katalog steht?
„Sonstige Betriebskosten" sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind. Ein pauschaler Verweis genügt in der Regel nicht.
Muss ich nicht umlagefähige Kosten bezahlen?
Eine zu Unrecht umgelegte Position müssen Sie nicht tragen. Beanstanden Sie sie schriftlich, leisten Sie eine Nachzahlung nur unter Vorbehalt und verlangen Sie Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB).

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Quellen und rechtliche Grundlagen

  • § 1 BetrKV – Begriff der Betriebskosten (laufende Kosten des Gebrauchs)
  • § 1 Abs. 2 BetrKV – Verwaltung sowie Instandhaltung/Instandsetzung ausgenommen
  • § 2 BetrKV – Katalog der umlagefähigen Betriebskosten
  • § 556 BGB – Umlage nur bei vertraglicher Vereinbarung
  • § 259 BGB – Anspruch auf eine prüffähige Abrechnung
  • § 556 Abs. 4 BGB – Anspruch auf Belegeinsicht; der Vermieter darf die Belege elektronisch bereitstellen

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