Darf der Vermieter Verwaltungskosten umlegen?
Kurz: in der Wohnraummiete grundsätzlich nicht. Spannender als die Antwort ist der Grund – denn er hilft Ihnen, auch andere Posten richtig einzuordnen: Verwaltung ist Aufgabe des Vermieters, keine Betriebskostenart.
Auf dieser Seite
- In der Wohnraummiete sind Verwaltungskosten grundsätzlich nicht umlagefähig (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV).
- Der Grund: Verwaltung gehört zu den eigenen Aufgaben des Vermieters – sie ist keine Betriebskostenart.
- Typisch: Buchhaltung, Mietinkasso, Kontoführung, Schriftverkehr und das Erstellen der Abrechnung.
- Auch eine „Verwaltungspauschale" oder als „Service" getarnte Verwaltung bleibt grundsätzlich außen vor.
- Steht so eine Position auf Ihrer Abrechnung, lohnt sich in der Regel eine Beanstandung.
- Ausnahme: Bei Gewerbemietverträgen kann eine Umlage im Einzelfall vereinbart sein – dort gelten andere Regeln.
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Sind Hausverwaltungskosten umlagefähig?
Bei Wohnraum grundsätzlich nein. Die Kosten einer Hausverwaltung sind Verwaltungskosten und nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten. Der Vermieter darf sie daher nicht über die Nebenkostenabrechnung auf Mieter umlegen.
Dabei ist gleich, wer die Verwaltung erledigt: eine beauftragte Hausverwaltung, ein einzelner Hausverwalter oder der Vermieter selbst – die Verordnung nennt ausdrücklich auch den Wert der Verwaltungsarbeit, die der Vermieter persönlich leistet. Ebenso wenig kommt es darauf an, wie die Position heißt, ob „Hausverwaltung“, „Verwaltergebühr“ oder „Service“.
Nicht jede Tätigkeit rund ums Haus ist allerdings Verwaltung. Reinigung, Pflege der Außenanlagen oder Kontrollgänge eines Hausmeisters sind grundsätzlich umlagefähig (Hausmeisterkosten). Die Grenze verläuft bei organisatorischen Aufgaben: Rechnet der Hausmeister etwa Buchhaltung oder die Beauftragung von Handwerkern ab, ist dieser Anteil Verwaltung (Hausmeister oder Verwaltung?).
Was ist eine Verwaltungspauschale?
Ein fester Betrag, mit dem der Vermieter seinen Verwaltungsaufwand abgelten möchte – etwa pro Monat, pro Jahr oder als Aufschlag auf die Betriebskosten. Als Position in der Nebenkostenabrechnung einer Wohnung ist sie grundsätzlich nicht umlagefähig.
Möglich ist dagegen, dass der Vermieter seinen Verwaltungsaufwand bei der Höhe der Grundmiete einkalkuliert. Dann taucht er aber nicht als eigene Position in der Abrechnung auf. Für öffentlich geförderten, preisgebundenen Wohnraum gelten eigene Regeln zur Mietberechnung.
Betriebskosten oder Verwaltungskosten?
Der Unterschied entscheidet – nicht die Bezeichnung auf der Rechnung.
Betriebskosten (umlagefähig)
- Laufende Kosten des normalen Gebrauchs
- Wasser, Müll, Heizung, Versicherung, Hauswart …
- Im Katalog des § 2 BetrKV und im Mietvertrag vereinbart
Verwaltungskosten (Vermietersache)
- Buchhaltung, Mietinkasso, Mahnwesen
- Kontoführung und Bankgebühren
- Erstellen der Abrechnung, Schriftverkehr, Organisation
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Häufige Fälle – und worauf Sie dann achten sollten.
„Verwaltungspauschale" auf der Abrechnung
Eine gesondert ausgewiesene Verwaltungspauschale ist bei Wohnraum grundsätzlich nicht umlagefähig – unabhängig von der Höhe.
Abrechnung prüfen →Hausmeister, der eigentlich verwaltet
Werden unter „Hausmeister" organisatorische Aufgaben abgerechnet, ist dieser Anteil Verwaltung – und nicht umlagefähig.
Mehr dazu →Kontoführung oder Mahnkosten
Bank- und Mahngebühren gehören zur Verwaltung des Mietverhältnisses und sind nicht umlagefähig.
Das Prinzip dahinter →Häufige Fragen
Darf der Vermieter Verwaltungskosten auf Mieter umlegen?
Was zählt zu den Verwaltungskosten?
Ist eine „Verwaltungspauschale" zulässig?
Verwaltungskosten stehen auf meiner Abrechnung – was tun?
Gilt das auch bei Gewerberäumen?
Vermietete Eigentumswohnung: Muss ich die Verwaltergebühr zahlen?
Verwandte Fragen aus diesem Themenbereich.
Quellen und rechtliche Grundlagen
- § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV – Verwaltungskosten (einschließlich der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit) von den Betriebskosten ausgenommen
- § 2 Nr. 14 BetrKV – Kosten des Hauswarts, soweit sie nicht die Hausverwaltung betreffen
- § 556 BGB – Umlage von Betriebskosten nur bei Vereinbarung
- § 259 BGB – Anspruch auf eine prüffähige Abrechnung
- § 556 Abs. 4 BGB – Anspruch auf Belegeinsicht; der Vermieter darf die Belege elektronisch bereitstellen
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