Nebenkostenvorauszahlung anpassen: Was bei Erhöhung und Senkung gilt

Haben Sie mit Ihrem Vermieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten vereinbart, kann jede Seite nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung auf eine angemessene Höhe vornehmen (§ 560 Abs. 4 BGB). Das Recht steht also nicht nur dem Vermieter zu, sondern ebenso Ihnen.

Vier Punkte sind dabei wichtig:

• Nur nach einer Abrechnung. Das Anpassungsrecht besteht ausdrücklich „nach einer Abrechnung“; Ausgangspunkt ist die letzte Abrechnung, die bereits vorliegt (BGH, Urteil vom 28. September 2011, VIII ZR 294/10). Eine Erhöhung ohne vorangegangene Abrechnung kann der Vermieter nicht auf diese Vorschrift stützen. Er kann die Erhöhung aber schon zusammen mit der Abrechnung erklären (BGH, Urteil vom 16. Juni 2010, VIII ZR 258/09).
• In Textform. Nötig ist eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Eine eigenhändige Unterschrift, wie sie die Schriftform verlangt (§ 126 Abs. 1 BGB), schreibt § 126b BGB nicht vor.
• Nur für die Zukunft. Frühere Monate bleiben bei der bisherigen Höhe; zu viel gezahlte Vorauszahlungen aus der Vergangenheit können nicht über die Anpassung mit künftigen Vorauszahlungen verrechnet werden (BGH, Urteil vom 18. Mai 2011, VIII ZR 271/10). Einen festen Stichtag nennt das Gesetz nicht. Wirksam wird die Erklärung, wenn sie dem anderen zugeht (§ 130 Abs. 1 BGB); sie kann daher frühestens für Vorauszahlungen gelten, die danach fällig werden. In dem vom BGH entschiedenen Fall galt eine Ende Dezember erklärte Herabsetzung ab Januar. Wer trotzdem rückwirkend kürzt und verrechnet, gerät in Rückstand – so erging es der Mieterin in diesem Fall.
• Zu Ihren Lasten nicht abänderbar. Eine Vereinbarung, die zum Nachteil des Mieters von § 560 BGB abweicht, ist unwirksam (§ 560 Abs. 6 BGB).

Die Abrechnung kam zu spät. Hat der Vermieter die Abrechnungsfrist versäumt, kann er für diesen Zeitraum grundsätzlich keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die Vorauszahlungen darf er nach dem BGH trotzdem anpassen (BGH, VIII ZR 258/09). Mehr zur Frist unter Abrechnung zu spät.

Die nächste Abrechnung steht noch aus. Ist der folgende Abrechnungszeitraum schon vorbei, aber noch nicht abgerechnet, ist eine Anpassung auf Grundlage der letzten vorliegenden Abrechnung trotzdem möglich (BGH, VIII ZR 271/10).

Vorauszahlungen dürfen von vornherein nur in angemessener Höhe vereinbart werden (§ 556 Abs. 2 Satz 2 BGB). Auf diesen Maßstab bezieht sich auch die Anpassung. Entscheidend sind nach dem BGH die Kosten, die voraussichtlich tatsächlich entstehen (BGH, VIII ZR 294/10).

Die Regel: ein Zwölftel des Jahresbetrags. In der Regel ist ein Zwölftel des Jahresbetrags, den Sie laut letzter Abrechnung schulden, als monatliche Vorauszahlung angemessen (BGH, VIII ZR 294/10). Gemeint ist Ihr Kostenanteil laut Abrechnung – nicht die Nachzahlung allein.

Ausnahmen: konkret absehbare Änderungen. Die letzte Abrechnung ist Ausgangspunkt und Orientierungshilfe. Beide Seiten dürfen auch andere Umstände berücksichtigen, die die Kosten im laufenden Jahr voraussichtlich beeinflussen, etwa wenn sich die Zahl der Bewohner einschneidend ändert; auch Kostensteigerungen dürfen einfließen, wenn mit ihnen konkret zu rechnen ist (BGH, VIII ZR 294/10).

Kein pauschaler „Sicherheitszuschlag“. Für einen abstrakten Sicherheitszuschlag von 10 % auf die zuletzt abgerechneten Betriebskosten ist nach dem BGH kein Raum. Nur wenn bei bestimmten Betriebskosten – etwa den Energiepreisen – Preissteigerungen konkret zu erwarten sind, kann das einbezogen werden, und zwar nur im Verhältnis dieser Kosten zu den Betriebskosten insgesamt (BGH, VIII ZR 294/10). Ein allgemeiner Hinweis auf „steigende Preise“, der auf die gesamten Nebenkosten aufgeschlagen wird, genügt also in der Regel nicht.

Begründung auf Nachfrage. Eine Begründung schreibt § 560 Abs. 4 BGB nicht vor. Bestreiten Sie aber die Angemessenheit, muss die andere Seite die Anpassung zumindest nachträglich rechtfertigen. Passt sie die Vorauszahlung nur rechnerisch an den Jahresbetrag der letzten Abrechnung an, genügt ein Hinweis auf das Abrechnungsergebnis. Weicht sie davon erheblich ab, muss sie die maßgeblichen Umstände nachvollziehbar darlegen; die erwarteten Kosten müssen nicht bewiesen, aber plausibel gemacht werden (BGH, VIII ZR 294/10).

Wirtschaftlichkeit. Bei Veränderungen von Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten (§ 560 Abs. 5 BGB). Ob Ihre Kosten insgesamt auffällig hoch sind, können Sie unter Wie hoch dürfen Nebenkosten sein? einordnen.

Nach der Rechtsprechung des BGH setzt die Anpassung von Vorauszahlungen eine formell und inhaltlich korrekte Abrechnung voraus (BGH, Urteil vom 15. Mai 2012, VIII ZR 246/11). Der BGH hat damit seine frühere Rechtsprechung aufgegeben, nach der eine formell ordnungsgemäße Abrechnung genügte.

• Formelle Mängel: Eine Erhöhung ist von vornherein unwirksam, soweit sie auf Positionen gestützt ist, die schon wegen formeller Mängel nicht ordnungsgemäß abgerechnet wurden (BGH, VIII ZR 246/11).
• Inhaltliche Fehler: Auch nach einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung darf der Vermieter die Vorauszahlungen insoweit nicht erhöhen, als die Abrechnung inhaltliche Fehler zu Ihren Lasten enthält und sich nach deren Korrektur ergibt, dass die bisherigen Vorauszahlungen weiterhin angemessen sind (BGH, VIII ZR 246/11). Eine Erhöhung kann dann nur noch insoweit in Betracht kommen, als bereits absehbare Kostensteigerungen sie rechtfertigen.

Welche Fehler typisch sind und wie Sie sie finden, steht unter Nebenkostenabrechnung zu hoch und Rechenfehler erkennen.

Vorsicht beim Nichtzahlen. Halten Sie eine Erhöhung für unberechtigt, ist es riskant, sie einfach nicht zu zahlen. Stellt sich später heraus, dass die Erhöhung wirksam war, sind Sie mit den Erhöhungsbeträgen in Verzug. Erreicht der gesamte Rückstand die gesetzlichen Grenzen – vereinfacht: mehr als eine Monatsmiete an zwei aufeinanderfolgenden Terminen oder insgesamt zwei Monatsmieten (§ 543 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, § 569 Abs. 3 Nr. 1 BGB) –, kann der Vermieter darauf auch eine fristlose Kündigung stützen, ohne Sie vorher auf Zahlung verklagen zu müssen (BGH, Urteil vom 18. Juli 2012, VIII ZR 1/11). Daneben kommt eine ordentliche Kündigung in Betracht (§ 573 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Ob die Erhöhung berechtigt war, wird dann erst im Räumungsprozess geprüft.

Der BGH verweist Mieter darauf, vorher die Abrechnungsunterlagen einzusehen, um zu prüfen, ob die Anpassung gerechtfertigt ist und welches Risiko sie mit dem Nichtzahlen eingehen. Das Recht auf Belegeinsicht steht auch ausdrücklich im Gesetz (§ 556 Abs. 4 BGB). Verweigert der Vermieter die Einsicht, können Sie ein Zurückbehaltungsrecht geltend machen – wirksam aber nur, wenn Sie es ausdrücklich erklären, bevor eine Kündigung ausgesprochen wird. Dann ist nach dem BGH eine auf diesen Zahlungsverzug gestützte Kündigung ausgeschlossen (BGH, VIII ZR 1/11). Wie Sie die Einsicht anfordern, steht unter Belegeinsicht. Im Zweifel lassen Sie sich vom Mieterverein beraten, bevor Sie Zahlungen zurückhalten.

Zahlen unter Vorbehalt ist meist der sicherere Weg. Wer die Erhöhung trotz Zweifeln zahlt, verliert das Geld in aller Regel nicht: Vorauszahlungen sind nur vorläufig, über sie wird mit der nächsten Jahresabrechnung abgerechnet, und alles Gezahlte wird dort angerechnet (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Stellen Sie trotzdem klar, dass Sie die Erhöhung nicht anerkennen, etwa mit dem Zusatz „Zahlung unter Vorbehalt“ – wie das geht, steht unter Nachzahlung. Ihre Einwendungen gegen die Abrechnung selbst müssen innerhalb der Einwendungsfrist beim Vermieter sein – siehe Fristen und das Muster unter Widerspruch.

Senken nach einem Guthaben. Lagen Ihre Vorauszahlungen über Ihrem tatsächlichen Kostenanteil – bei kleinen Beträgen lohnt der Aufwand selten –, können Sie die Vorauszahlung selbst durch Erklärung in Textform herabsetzen (§ 560 Abs. 4 BGB). Der BGH hat eine solche Herabsetzung durch eine Mieterin auf Grundlage der letzten vorliegenden Abrechnung bestätigt – aber nur für die Zukunft. Den Teil, mit dem sie rückwirkend kürzen und verrechnen wollte, hat er verworfen (BGH, VIII ZR 271/10). Mit der Anpassung soll erreicht werden, dass weder der Mieter dem Vermieter mit zu hohen Vorauszahlungen ein zinsloses Darlehen gewährt noch der Vermieter mit zu niedrigen Vorauszahlungen die Kosten teilweise vorfinanzieren muss.

Senken nach eigener Korrektur der Abrechnung. Auch für die Herabsetzung durch den Mieter kommt es auf die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung an. Beanstanden Sie konkrete inhaltliche Fehler und errechnen Sie das zutreffende Ergebnis selbst, sind Sie nicht gehindert, die Vorauszahlungen auf dieser Grundlage anzupassen (BGH, Urteil vom 6. Februar 2013, VIII ZR 184/12). Das Risiko liegt dabei bei Ihnen: Der BGH hat im entschiedenen Fall nur unterstellt, dass die Rechnung des Mieters stimmt. Liegt Ihre Korrektur daneben, schulden Sie die Differenz, und es kann ein Rückstand entstehen, im äußersten Fall mit Kündigungsrisiko (siehe oben). Gehen Sie diesen Weg deshalb erst nach Belegeinsicht und mit einer nachvollziehbaren, schriftlich begründeten Korrektur; im Zweifel mit Unterstützung des Mietervereins.

Freiwillig erhöhen. Ihr Anpassungsrecht gilt in beide Richtungen: Auch der Mieter kann die Vorauszahlungen im Hinblick darauf anpassen, dass die Kosten des laufenden Jahres voraussichtlich höher oder niedriger sein werden als im Vorjahr (BGH, VIII ZR 294/10). Möchten Sie eine erneute hohe Nachzahlung vermeiden, können Sie die Vorauszahlung nach einer Abrechnung also auch selbst auf einen angemessenen höheren Betrag anpassen – am besten mit einem kurzen Hinweis an den Vermieter, damit die Zahlung richtig zugeordnet wird.

§ 560 Abs. 4 BGB gilt nur, wenn Vorauszahlungen vereinbart sind. Zahlen Sie eine Pauschale, wird nicht abgerechnet – und es gibt auch keine Anpassung „nach einer Abrechnung“. Ob Ihr Vertrag eine Pauschale oder Vorauszahlungen vorsieht, lesen Sie unter Pauschale oder Vorauszahlung?.

• Umlage gestiegener Kosten nur mit Vertragsgrundlage. Bei einer Pauschale darf der Vermieter Erhöhungen der Betriebskosten durch Erklärung in Textform anteilig auf Sie umlegen, soweit das im Mietvertrag vereinbart ist. Die Erklärung ist nur wirksam, wenn darin der Grund für die Umlage bezeichnet und erläutert wird (§ 560 Abs. 1 BGB).
• Ab wann: Den Erhöhungsbetrag schulden Sie mit Beginn des übernächsten Monats nach der Erklärung. Eine Rückwirkung ist nur in engen Grenzen möglich: Beruht die Erklärung auf einer rückwirkenden Erhöhung der Betriebskosten, wirkt sie höchstens bis zum Beginn des vorausgehenden Kalenderjahres zurück – und nur, wenn der Vermieter sie innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis abgibt (§ 560 Abs. 2 BGB). Diese Regel gilt nur für die Pauschale, nicht für Vorauszahlungen.
• Senkung: Ermäßigen sich die Betriebskosten, ist die Pauschale vom Zeitpunkt der Ermäßigung an entsprechend herabzusetzen; der Vermieter muss Ihnen die Ermäßigung unverzüglich mitteilen (§ 560 Abs. 3 BGB).

Musterformulierung: Herabsetzung der Vorauszahlung durch den Mieter

Geeignet, wenn die Abrechnung ein Guthaben zeigt und Sie keine Zweifel an ihrem Ergebnis haben. Setzen Sie als Startmonat einen Monat ein, dessen Vorauszahlung erst nach Eingang Ihres Schreibens beim Vermieter fällig wird; eine rückwirkende Herabsetzung oder Verrechnung ist nicht möglich. Senden Sie das Schreiben so, dass Sie den Zugang nachweisen können, und heben Sie eine Kopie auf.

Wenn Sie die Abrechnung selbst korrigiert haben: Das ist der riskanteste Weg. Der BGH lässt eine Herabsetzung auf Grundlage Ihrer eigenen Korrektur zu, aber nur, wenn Sie die Fehler konkret benennen und das richtige Ergebnis errechnen (BGH, VIII ZR 184/12). Stimmt Ihre Rechnung nicht, schulden Sie die Differenz, und es kann ein Zahlungsrückstand entstehen. Sehen Sie deshalb vorher die Belege ein, erheben Sie Ihre Einwendungen und lassen Sie Ihre Rechnung im Zweifel vom Mieterverein prüfen. Erst dann können Sie im Schreiben ergänzen: „Die Abrechnung enthält aus meiner Sicht folgende Fehler: [konkrete Positionen mit Begründung]. Nach deren Korrektur ergibt sich ein Kostenanteil von [Betrag] € (Berechnung anbei).“ Wer unsicher ist, zahlt die bisherige Vorauszahlung besser zunächst weiter und klärt die Einwendungen zuerst.

Kurze Antwort auf eine pauschal begründete Erhöhung

Ob die Abrechnung, auf die sich eine Erhöhung stützt, Auffälligkeiten enthält, zeigt die kostenlose Prüfung auf mietchecker.app.